XIV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ

14.1. Контроль за исполнением правовых актов Администрации, других документов осуществляется заместителями главы администрации, либо руководителями структурных подразделений.

14.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением правовых актов и других документов, обобщение результатов исполнения и информирование об этом главы администрации.

14.3. Вид контроля, сроки и порядок отчетности по исполнению документов определяются лицом, дающим поручение.

Учет и контроль исполнения документов секретного характера осуществляет работник отдела кадров Администрации.

14.4. Глава администрации, заместители главы администрации определяют конкретных исполнителей заданий, сроки отчетов об исполнении заданий, утверждают планы организационных мероприятий по
выполнению решений, постановлений, реализация которых рассчитана на длительный период.

14.5. Оперативный контроль за сроками исполнения правовых актов главы администрации, других документов, поставленных на контроль, осуществляет общий отдел Администрации.

Общий отдел осуществляет регистрацию документов, адресованных главе администрации и его заместителям, а также руководителям структурных подразделений. Осуществляет учет дальнейшего прохождения этих документов с резолюциями в адрес исполнителей.

Общим отделом вносятся основные реквизиты поступивших документов в картотеку.

Документы с контрольными резолюциями руководства обозначаются грифом "Контроль" и передаются в тот же день исполнителям.

Документы без грифа "Контроль" направляются непосредственно исполнителям не позднее следующего дня после поступления в общий отдел.

14.6. Общий отдел через систему еженедельных письменных и ежедневных устных напоминаний организует своевременное представление исполнителями отчетов о выполнении контрольных документов, вносит необходимые сведения в базу данных.

14.7. Контроль исполнения постановлений и распоряжений главы администрации осуществляется в соответствии со следующим порядком:

- общим отделом в сопроводительной контрольной карточке к документу указываются контрольные сроки представления информации в соответствии  со  сроками,  обозначенными  в  решении  главы
администрации. Для решений длительного действия устанавливаются сроки представления информаций либо поквартально, либо по итогам полугодия или года, до полной реализации решения;

- исполнителями в установленные сроки представляется на имя главы администрации или его заместителей информация о ходе выполнения решений;

- решение о снятии с контроля или продлении срока исполнения постановления (распоряжения) главы администрации принимается главой администрации при представлении исполнителем информации с
соответствующим предложением;

- общим отделом ежемесячно представляется справка по исполнению решений для главы администрации и его заместителей.

14.8. Контроль исполнения поручений Председателя Государственного Совета РД,  Председателя Правительства РД, заместителей  Председателя Правительства РД, главы администрации (документов с грифом "Контроль") осуществляется в соответствии со следующим порядком:

- общий отдел в сопроводительной контрольной карточке указывает срок исполнения поручения согласно резолюции; при резолюции "Срочно" - в течение 3 дней; "Оперативно", "Безотлагательно" - в течение 10 дней; если сроки исполнения поручения не указаны, оно должно быть исполнено
в течение 30 дней;

- исполнителями в установленные сроки представляется информация о выполнении поручения или предложение о продлении срока его исполнения;

- продление срока исполнения поручения производится по соответствующей резолюции руководства;

- общим отделом ежемесячно по установленной форме представляются сведения об исполнении контрольных поручений Председателя Государственного Совета РД, Председателя Правительства РД, заместителей Председателя Правительства РД; а еженедельно - по исполнению контрольных поручений главы администрации (по каждому исполнителю).

14.10. Глава администрации,  его  заместители,  руководители структурных подразделений еженедельно рассматривают ход выполнения решений Администрации,  поручений  главы администрации,  его
заместителей.

Информация о ходе реализации решений Администрации представляется главе администрации или его заместителю, на которого возложен контроль исполнения данного решения.

Информация о выполнении контрольных поручений направляется на имя руководителя, давшего поручение. Если документ адресован нескольким исполнителям, то требуется представление обобщенного ответа за подписью лица, указанного в списке исполнителей первым.

XV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С УСТНЫМИ И ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ

15.1. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

- ежедневная консультативно-правовая работа Управления делами по работе с обращениями граждан;

- рассмотрение устных обращений главой местной администрации и заместителями главы администрации в соответствии с утвержденным графиком приема граждан.

15.2. Запись граждан осуществляется ежедневно после всестороннего изучения обращения заявителя в соответствующие службы.

Запись производит Управление делами с учетом чрезвычайности обращения, категории льгот обратившегося.

Во время записи на личный прием устанавливается кратность (количество) обращений граждан. При повторных обращениях подбираются имеющиеся материалы. Руководитель, ведущий прием, должен по существу поставленных вопросов принять решение и оформить резолюцию с соответствующими поручениями исполнителям.

На прием не записываются граждане, находящиеся в состоянии алкогольного опьянения; имеющие психические расстройства; авторы обращений, которым ранее были даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему федеральному и республиканскому законодательству.

15.3. Контроль за организацией приема граждан в администрации муниципального образования возлагается на заместителя главы администрации муниципального образования.

15.4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Организация учета, прохождения и хранения обращений граждан осуществляется специалистами общего
отдела по работе с обращениями граждан. Заявления, доставляемые службой фельдсвязи, сдаются начальнику общего отдела.

15.5. Все обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются специалистами Управления делами по работе с обращениями граждан.

При приеме обращений, поступивших по почте:

- проверяется правильность адресации корреспонденции; письменные обращения, доставленные не по назначению, возвращаются почтовому отделению без вскрытия для направления адресату;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные  документы  подклеиваются);  конверты  обращений сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителей;

- в нижнем правом углу первого листа письменного обращения, телеграммы или ином месте листа, обеспечивающем прочтение текста, проставляется штамп с указанием даты поступления, регистрационного номера (состоящего из начальной буквы фамилии автора и порядкового
номера) и количества листов.

Обращения граждан регистрируются в учетных карточках, журналах учета в день поступления.

15.6. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан в органы исполнительной власти и местного самоуправления Республики Дагестан, не подлежат разглашению должностными лицами. Запрещается снятие копий с обращений граждан, поручений по ним без разрешения руководителя (о снятии каждой копии делается соответствующая отметка в учетной карточке или в журнале учета).

15.7. Письма,  поступившие  из  вышестоящих  организаций, докладываются главе администрации и его заместителям в соответствии с курируемыми вопросами.

Обращения, в которых отсутствуют личные просьбы, бессмысленные по содержанию, а также некорректные по тону, списываются в дело, о чем на обращении делается соответствующая отметка.

Обращения граждан, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, отсутствуют данные о месте жительства заявителя, либо о месте его работы или учебы, признаются анонимными. Анонимные обращения, как правило, рассмотрению не подлежат.

15.8. Обращения граждан направляются на рассмотрение не позднее трех дней со дня регистрации.

Обращения граждан рассматриваются в срок, указанный в поручении, либо месячный срок со дня регистрации обращения.

При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств, срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем, давшим поручение.

15.9. Контроль за исполнением поручений руководителей Республики Дагестан и по обращениям граждан осуществляют специалисты Управления делами по работе с обращениями граждан. Специалист
Управления делами организует своевременное представление исполнителями информации о выполнении поручений, поставленных на контроль, вносит необходимые сведения в базу данных.

Исполнителями в установленные сроки представляются информации о выполнении поручений с приложением первичных материалов.

Исполненными считаются обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные в них вопросы, выполнены поручения руководителя, рассматривавшего данное обращение, авторам даны исчерпывающие ответы. Ответы должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. В ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, поставленным в письмах граждан; представлена информация о принятых мерах.

К ответу на поручение прикладывается оригинал рассмотренного обращения гражданина с резолюцией должностного лица, давшего поручение. Специалисты анализируют поступившие ответы и при выявлении их несоответствия настоящим требованиям возвращают исполнителям для доработки и повторного представления.

Обращения граждан, взятые на контроль, после их рассмотрения подлежат возврату со всеми относящимися к ним материалами для оформления дел и карточек.

На каждом обращении после рассмотрения должна быть надпись "В дело", дата и личная подпись лица, принявшего это решение. Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

15.10. По результатам работы готовятся статистические материалы, справки:

- о характере обращений;

- о распределении обращений по корреспондентам, по социальным категориям заявителей;

- о количестве обращений, поставленных на контроль.
Ежеквартально эта информация докладывается главе администрации муниципального образования.

XVI. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОВОДИМЫХ ГЛАВОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

16.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее - мероприятия) проводится в соответствии с поручениями главы администрации. В этих целях управляющий делами:

- готовит проект решения главы администрации о проведении мероприятия, план-график организационно-технического его обеспечения;

- обеспечивает звукозапись и стенографическое обслуживание мероприятия, подготовку помещения;

- готовит списки приглашенных на мероприятия и список работников аппарата Администрации, обеспечивающих его проведение;

- осуществляет оперативное взаимодействие со службой охраны;

- оповещает приглашениями участников мероприятия о дате, времени и месте проведения;

- при необходимости готовит совместно с заинтересованными лицами протокол (решение) проведенного мероприятия, документы, рассматриваемые на мероприятии;

- осуществляет  подготовку места проведения  мероприятия, размещение участников мероприятия.

16.2. Организацию работы с руководителями средств массовой информации  осуществляет  уполномоченный  заместитель главы администрации.

16.3. Мероприятия, проводимые структурными подразделениями Администрации, организуются, как правило, своими силами, с обязательным уведомлением об этом курирующего заместителя главы
администрации и управляющего делами.

16.4. Еженедельно (по понедельникам) в Администрации проводятся аппаратные совещания, на которых обсуждаются текущие вопросы. В первый понедельник текущего месяца созывается расширенное совещание.
Общий отдел накануне совещания представляет управляющему делами Администрации список его участников с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

XVII. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ДОПОЛНЕНИЙ И ИЗМЕНЕНИЙ В РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАЦИИ

18.1. Дополнения и изменения в Регламент Администрации вносятся постановлением главы администрации.

X. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ

19.1. Контроль за соблюдением Регламента Администрации возлагается на управляющего делами Администрации муниципального образования.