Решение Собрания депутатов Об утверждении Положения об Отделе муниципального архива
РЕСПУБЛИКА ДАГЕСТАН СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «ГОРОД ХАСАВЮРТ»
РЕШЕНИЕ
№15 / 4 26. 02. 2009г. т»
Об утверждении Положения об Отделе муниципального архива
В соответствии ст.35 п.2 Устава муниципального образования «Город Хасавюрт»: -
Собрание депутатов городского округа «Город Хасавюрт»
РЕШАЕТ:
1. Утвердить Положение об Отделе муниципального архива Администрации муниципального образования «Город Хасавюрт».
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе Администрации Муниципального образования городского округа «»Город Хасавюрт» Республики Дагестан
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел Администрации Муниципального Образования Городского округа «»Город Хасавюрт» Республики Дагестан (далее Архив) является самостоятельным структурным подразделением администрации города без права юридического лица. Создан для выполнения функций местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти городского округа «Город Хасавюрт», действующий в соответствии с Уставом города Хасавюрт, а также для обслуживания учреждений, организаций и граждан.
В соответствии с законодательными и иными правовыми актами РД Архив администрации городского округа «Город Хасавюрт входит в систему Комитета Правительства РД по делам архивов. Взаимодействует с ним по организационно- методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, укомплектованности и использования документов Архивного фонда Республики Дагестан.
1.2. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Республики Дагестан, основами законодательства РФ и Правительства РД об архивном фонде РФ и архивах, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Дагестан, Уставом города, постановлениями, решениями и распоряжениями Городского Собрания и администрации Муниципального Образования городского округа «Город Хасавюрт» приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, Комитета Правительства по делам архивов и настоящим Положением.
1.3. Положение об Архиве разрабатывается начальником архива и утверждается городским Собранием депутатов с учетом рекомендаций (по согласованию) с Председателем Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов.
1.4. Архив содержится за счет городского бюджета. Штатная численность Архива устанавливается главой администрации города Хасавюрт.
1.5. Архив пользуется своей печатью в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов. Имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования и изображения герба РД.
Архив хранит документы архивного фонда РД постоянно или в соответствии с законодательными и иными правовыми актами РД и Комитета Правительства по делам архивов, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Сроки временного хранения документов в архиве, порядок и условия последующей их передачи на
постоянное хранение, а так же использования определяются соглашением (договором) между Комитетом Правительства РД по делам архивов и Администрацией города.
1.7. Указания Архива по вопросам архивного дела обязательны на территории города, для учреждений и организаций, отнесенных к муниципальной собственности.
2.Состав документов
2.1. Архив хранит:
2.1.1. документы государственной части архивного фонда РД, образовавшиеся в деятельности городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а так же находящихся в совместном ведении города и РД;
2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
2.1.3. фотодокументы, отражающие прошлое и настоящее города;
2.1.4. документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций, не имеющих правопреемников;
2.1.5. печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архива.
2.2. Архив хранит так же учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые Архиву в практической работе.
2.3. Документы негосударственной части архивного фонда РД поступают на хранение в Архив на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Администрации города.
2.4. Архив при наличии свободных хранилищ по согласованию с Администрацией города, может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений и организаций, а так же общественных организаций и граждан.
3. Основные задачи
Основными задачами Архива являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда РД, хранящихся в архиве.
3.2. Комплектование архива документами архивного фонда РД отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими научное, социальное, политическое или культурное значение.
3.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве представительного органа, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании архивов.
3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства РФ и РД законодательных и иных правовых актов РД, Администрации города Хасавюрт в области архивного дела, а так же на основании соглашения (договора) между Комитетом Правительства по делам архивов РД и Администрацией города Хасавюрт за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями- источниками комплектования архивного фонда РД расположенными на территории города.
4. Функции
Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1 Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Комитет по установленным формам сведения о хранящихся в архиве фондах: принимает по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4.2 Разрабатывает и по согласованию с Комитетом Правительства РД по делам архивов представляет на утверждение администрации города Хасавюрт списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
4.3 Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов хранящихся в Архиве.
4.4 Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.5 Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения города о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.
4.6 Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, периодической печати, в установленном порядке представляет документы Архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
4.7 Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между Комитетом Правительства РД по делам архивов и администрацией города Хасавюрт за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций, находящихся на территории города. Ведет в установленном порядке государственный учет документов
архивного фонда РД, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории города.
4.8 Информирует администрацию города Хасавюрт, Комитет Правительства по делам архивов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства в архивном фонде РД.
4.9 Проводит в том числе на договорной основе мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.
4.10 Рассматривает и согласовывает положение о ведомственных архивах, экспертных комиссиях номенклатуры для учреждений-источников комплектования.
4.11 Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета Правительства РД по делам архивов поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив.
4.12 Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.
4.13 Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между Комитетом Правительства РД по делам архивов и администрацией города Хасавюрт.
4.14 Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива.
4.15 Внедряет в практику работы Архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные обработки и поиска информации, передовой опыт работы.
5. Права
Архиву предоставляется право:
4.7 Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между Комитетом Правительства РД по делам архивов и администрацией города Хасавюрт за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций, находящихся на территории города. Ведет в установленном порядке государственный учет документов архивного фонда РД, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и
других государственных учреждениях, находящихся на территории города.
4.8 Информирует администрацию города Хасавюрт, Комитет Правительства по делам архивов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства в архивном фонде РД.
4.9 Проводит в том числе на договорной основе мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.
4.10 Рассматривает и согласовывает положение о ведомственных архивах, экспертных комиссиях номенклатуры для учреждений-источников комплектования.
4.11 Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета Правительства РД по делам архивов поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив.
4.12 Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.
4.13 Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между Комитетом Правительства РД по делам архивов и администрацией города Хасавюрт.
4.14 Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива.
4.15 Внедряет в практику работы Архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные обработки и поиска информации, передовой опыт работы.
5. Права
Архиву предоставляется право:
5.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива.
5.2. Получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требования законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов РД, администрации города в области архивного дела и организации в делопроизводстве.
5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям и организациям
обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях проводимые администрацией города, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий, учреждений и организаций.
5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссиях учреждений и организаций для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда РД.
5.7. Вносить на рассмотрение Администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве, совершенствованию в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивных дел и делопроизводства.
5.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей и других должностных лиц учреждений и организаций независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушения законодательства об архивном фонде РД и архивах.
5.9. Заключать договора и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями а также гражданами за выполнением договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается Комитетом Правительства РД по делам архивов. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг на других основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций архива.
6. Организация работы
6.1 Архив возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом города, настоящим Положением обязанностей по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.
6.2 Начальник архива назначается и освобождается от должности главой администрации города согласно действующего законодательства.
6.3 Начальник архива;
6.3.1. организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;
6.3.2. отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города и Комитетом.
6.4 Деятельность Архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива и Комитета Правительства РД по делам архивов, на основе плана работы, утвержденного администрацией города по согласованию с Комитетом.
6.5. Архив осуществляет свою работу во взаимодействии с администрацией города, учреждениями и организациями, региональным отделением российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями. При Архиве для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах Совет, состав которого утверждается администрацией города, по представлению начальника Архива.
6.6. Обеспечение Архива помещением, отвечающего требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое освещение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых условий для работы, осуществляется администрацией города за счет местных бюджетных ассигнований.
6.7. При смене начальника Архивом города, прием-передача дел и материалов
производится с участием специально созданной комиссией, в состав которой входят представители городской администрации. Акт прием-передача утверждается
администрацией города.
6.8. Ликвидация и реорганизация Архива осуществляется администрацией города, по
согласованию с Комитетом Правительства РД по делам архивов. Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого Архива, передаются его правопреемнику при отсутствии
правопреемника архивные фонды, и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы Комитета РД.
