Задачи и функции архивного отдела

МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

Городской архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Дагестан нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и нормативными правовыми актами Республики Дагестан, Уставом города, Положением об архиве, должностной инструкцией.
Основными задачами архива являются:
- владение навыками работы на компьютере и оргтехнике;
-обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);
-создание справочного аппарата к ним;
-подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;
-осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждений и организаций города.
Для выполнения вышеуказанных задач городской архив:
-организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
-принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
-участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
-в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
-подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки, хранения которых истекли;
-ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
-участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
-следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
-контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
-выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
-участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
-принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Начальник архивного отдела К.Алибеков