Объяснительная записка к Паспорту Архивного отдела Администрации МО «город Хасавюрт»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к Паспорту Архивного отдела Администрации МО «город Хасавюрт»
на 01.01 2015г.

Строка 101 гр.1 Количество фондов в МА:

На 01.01.2014г. – 75 фонда.
На 01.01.2015г. изменений нет - 75 фонда.

Строка 101 гр.2 Количество ед. хранения на бумажной основе.

На 01.01.2014г. было - 14828 дел.
В 2014г. произошли изменения. Были приняты документы из следующих учреждений:
- 40 дел за 2002-2008гг. ГБОУ СПО «Хасавюртовский аграрно-экономический колледж» РД
- 79 дел за 2004-2008гг. ГПОБУ «Республиканский педагогический колледж» г.Хасавюрт РД.
Итого: 14828 + 40 + 79 = 14947
На 01.01.2015г. – 14947 дел.

Строка 101 гр. З Количество ед.хр. внесенных в описи.
На 01.01.2013г. было – 14278 ед.хр.
В 2014г. произошли изменения. Приняты документы, внесенные в описи в количестве 119 дел.
Итого: 14828 + 119 = 14947.
На 01.01.2015г. – 14947 дел.

Строка 102 гр.1 Количество фондов управленческой документации.
На 01.01.2014г. было – 63 фонда.
На 01.01.2015г.изменений нет – 63 фонда.

Строка 102 гр.2 Количество ед.хр. управленческой документации.
На 01.01.2014г. было – 9165 ед.хр.
В 2014г. произошли изменения. Приняты документы из следующих учреждений:
- 40 дел за 2002-2008гг. ГБОУ СПО «Хасавюртовский аграрно-экономический колледж» РД
- 79 дел за 2004-2008гг. ГПОБУ «Республиканский педагогический колледж» г.Хасавюрт РД.
Итого: 9165 = 40 + 79 = 9284 .
На 01.01.2014г. – 9284 ед. хр.

Строка 102 гр.3 Количество ед.хр. внесенных в описи.
На 01.01.2014г. было – 9165 ед.хр.
В 2014г. произошли изменения за счет приема документов внесенных в описи 119 дел.
Итого: 9165 + 119 = 9284.
На 01.01.2015г. – 9284 ед.хр.

Строка 103 гр. 1 Количество фондов личного происхождения.
На 01.01.2014г. был 1 фонд.
На 01.01.2014г. изменений нет 1 фонд.

Строка 103 гр.2 Количество дел личного происхождения.
На 01.01.2014г. было 1 дело.
На 01.01.2015г. изменений нет 1 дело.

Строка 103 гр.3 Количество дел личного происхождения внесенных в описи.
На 01.01.2014г. было 1 дело.
На 01.01.2015г. изменений нет 1 дело.

Строка 104 гр.2.Кол-во ед.хр. НТД.
На 01.01.2014г. было - 9 ед.хр.
На 01.01.2015г. изменений нет - 9 ед.хр.

Строка 104 гр.З.Внесенных в описи НТД.
На 01.01.2014г. было 9 ед.хр.
На 01.01.2015г. изменений нет - 9 ед.хр.

Строка 105 гр.1.Количество фондов личного состава.

На 01.01.2014г. было 11 фондов.
На 01.01.2015г. изменений нет - 11 фондов.

Строка 105 гр.2 Количество ед.хр. по личному составу.
На 01.01.2014г. было – 5653 ед.хр.
На 01.01.2015г. изменений нет – 5653 ед. хр.

Строка 105.гр.З Количество ед.хр. по личному составу внесенных в описи.
На 01.01.2014г. было – 5653 ед.хр.
На 01.01.2015г. изменений нет – 5653 ед.хр.

Строка 107.гр.2 Количество фотодокументов.
На 01.01.2014г. было – 43 фотодокумента.
В 2014г. произошли изменения за счет приема в фонд №155 Хасавюртовский сельхозтехникум
– 1 фотодокумент (фотоальбом – 50 фотографий)
Итого: 43 + 1 = 44
На 01.01.2015г. – 44 фотодокумента.

Строка 107.гр.3 Количество фотодокументов внесенных в описи
На 01.01.2014г. было – 43 фотодокумента.
В 2014г. произошли изменения за счет приема внесенного в опись фотодокумента
Итого: 43 + 1 = 44
На 01.01.2015г. – 44 фотодокумента.

Строка 112.гр.1.Итого: количество фондов
На 01.01.2014г. было – 75 фонда.
На 01.01.2014г. изменений нет – 75 фонда.

Строка 112.гр.2. Итого: количество ед.хр.
На 01.01.2014г. было – 14871 ед.хр.
В 2014г. произошли изменения за счет приема документов.
Итого: 14871 + 120 = 14991.
На 01.01.2015г. – 14991 ед.хр.

Строка 112.гр.3. Итого: количество ед.хр. внесенных в описи.
На 01.01.2014г. было – 14871 ед.хр.
В 2014г. произошли изменения за счет приема документов
внесенных в описи.
Итого: 14871 + 120 = 14991.
На 01.01.2015г. – 14991 ед.хр.

Строка 301.гр.1, Количество описей на бумажной основе.
На 01.01.2014г. было – 212 описей.
На 01.01.2015г. изменений нет – 212 описей.

Строка 301 .гр.2, Количество описей в полном комплекте.
На 01.01.2014г. – 212 описей
На 01.01.2015г. изменений нет – 212 описей.

Строка 302.гр. 1,2 Количество описей управленческой документации, описей в полном комплекте.
На 01.01.2014г. было - 142 описей.
На 01.01.2015г. изменений нет – 142 описей.

Строка 303.гр. 1,2 Количество описей личного происхождения
На 01.01.2014г. была 1 опись.
На 01.01.2015г. изменений нет 1 опись.

Строка 304 гр.1,2 Количество описей НТД
На 01.01.2014г. была 1 опись.
На 01.01.2015г. изменений нет 1 опись.
Строка 305.гр.1,2 Количество описей по личному составу.
На 01.01.2014г. было – 68 описей
На 01.01.2015г.изменений нет – 68 описей.

Строка 307.гр.1,2 Количество описей учета фотодокументов.
На 01.01.2014г. было - 2 описи.
В 2014г. произошли изменения за счет приема описи в фонд
№155 «Хасавюртовский сельхозтехникум»
- 1 опись (фотодокумент) за 1954-1966гг.
Итого: 2 + 1 = 3
На 01.01.2015г. – 3 описи.

Строка 312 гр.1,2 Количество описей, в том числе в полном комплекте.
На 01.01.2014г. было - 214 описей.
В 2014г. произошли изменения за счет приема описи в фонд
№155 «Хасавюртовский сельхозтехникум»
- 1 опись (фотодокумент) за 1954-1966гг.
Итого:214 + 1 = 3
На 01.01.2015г. – 215 описей в полном комплекте.

Строка 401 Состав и объем научно-справочной библиотеки.
На 01.01.2014г.- вся методическая литература было – 53 единиц.
В 2014г. произошли изменения, получены методические рекомендации:
1.Разъяснений по заполнению годовой стат. отчетности формы -1;
2.Примерная классификационная схема построения Списка №1;
3.Нормативные документы ЭПК Министерства юстиции РД;
4.Коспекты курсов Эвакуации объектов.
Итого: 61 + 4 = 65.
На 01.01.2015г. – 65 единиц.

Строка 402 Количество газет
На 01.01.2014г. было - 6. Газета архивист Дагестана «Архивная
летопись» за 2009-2011г.г.
На 01.01.2015г. изменений нет - 6

Строка 403 Количество журналов.
На 01.01.2014г. было – 1
На 01.01.2015. изменений нет – 1журнал.

Строка 501 Количество помещений.
На 01.01.2014г. – было – 3 помещения.
На 01.01.2015г. изменений нет.
- 1 хранилище, 1 рабочий кабинет и приемная.
Площадь хранилища - 41,3 кв.м., рабочий кабинет - 20 кв.м.
приемная — 10 кв.м. Итого: - 3 помещения.
Строка 503 Приспособленное под хранилище.
На 01.01.2014г. было – 1 помещение.
На 01.01.2015г. изменений нет – 1 помещение.

Строка 504 Протяженность стеллажных полок.
На 01.01.2014г. было – 340,40 пог.м.
На 01.01.2015г. изменений нет – 340,40 пог.м.

Строка 505 Металлических стеллажей
На 01.01.2014г. было – 26 стеллажей.
На 01.01.2015г. изменений нет – 26 стеллажей.

Строка 507 Смешанных стеллажей – нет.

Строка 508 Степень загруженности.
На 01.01.2014г. было свободно – 70 пог. м.
Протяженность полок 340, 40 пог. м., из них свободны 70 пог. м. степень загруженности было - 80 %.
В 2014г. произошли изменения за счет приема документов, загружено 1 пог.м.
Итого: 70 – 1 = 69.
Свободно 69 пог.м.
69 : 340,40 = 20 % свободно.
На 01.01.2015г. степень загруженности – 80 %.

Строка 509 Оснащенность сигнализацией охранной - 100%

Строка 510 Оснащенность сигнализацией пожарной - 100%

Строка 511 Закартонировано ед.хр.
На 01.01.2014г. в короба размещено - 12434 ед.хр.
В конце 2013 и в начале 2014г. проведена работа по размещению документов в приобретенные короба (68 штук) в конце 2013г.
В 2014г. запланировано приобретение коробов, так как средства, выделяемые из резервного фонда РД на 01 ноября 2014г. не поступили, работа будет проведена при поступлении средств.
На 01.01.2015г. – 13725 документов.




Исполнитель:
Начальник архивного отдела
администрации МО «город Хасавюрт» К. Алибеков

26.11.2014г.